Avviare un’attività nei Paesi Bassi: come registrare una BV olandese da remoto (senza complicazioni)

Il Salto Imprenditoriale: Sogno vs. Amministrazione

I Paesi Bassi sono ampiamente riconosciuti come uno dei migliori luoghi in Europa per avviare un’attività. Con la sua posizione strategica, economia stabile e trattati fiscali favorevoli, è un rifugio per startup e imprenditori internazionali. Hai l’idea, la determinazione e il potenziale di mercato. Sei pronto a diventare il tuo capo nella terra dei tulipani e dei centri tecnologici.

Hai finalmente trovato il coraggio di avviare la tua attività, ma sembra tutto troppo complicato?

Questo è il momento in cui il sogno spesso collide con la realtà. Ti immagini a presentare a investitori ad Amsterdam o a spedire prodotti da Rotterdam, ma invece ti trovi a annegare in un mare di acronimi olandesi: KVK, BTW, UBO, DGA. La transizione da “avere un’idea” a “avere un’entità legale” è raramente così fluida come suggeriscono i depliant lucidi.

L'”Illusione KVK”

Esiste una comune convinzione errata che entrare nella Camera di Commercio (Kamer van Koophandel o KVK) sia il traguardo finale. In realtà, è solo il colpo di partenza.

Registrare un’attività nei Paesi Bassi sembra un processo facile fino a quando non devi iniziarlo da solo. Amministrazione, tasse societarie, responsabilità legali, numero VAT – tutto richiede attenzione e comprensione.

Molti imprenditori cadono nella trappola di sottovalutare il carico di lavoro post-registrazione. Presuppongono che una volta ottenuto il proprio numero KVK, possano semplicemente iniziare a vendere. Non si rendono conto che una BV olandese (Besloten Vennootschap – una società a responsabilità limitata) comporta obblighi specifici che un’impresa individuale (ZZP) non ha.

Ad esempio, sei a conoscenza del requisito dello “Stipendio DGA”? Come Direttore-Maggior Azionista, le autorità fiscali olandesi si aspettano che ti paghi un salario minimo specifico, che è tassato diversamente rispetto ai dividendi. Sai come presentare la tua dichiarazione IVA trimestrale se hai clienti sia all’interno che all’esterno dell’UE?

Quando finalmente sei registrato, la maggior parte esce pensando: “Sono tutto sistemato, ma non so come… (fatturare i clienti, tenere i registri, riportare all’ufficio delle imposte).” Le informazioni online non ti permettono di concentrarti su questioni aziendali e non su domande amministrative.

Invece di concentrarti sullo sviluppo del prodotto o sulle vendite, trascorri le notti a tradurre con Google i moduli fiscali e a preoccuparti delle multe per non conformità.

Studio di Caso: La Roadmap Remota di Liam

Per comprendere quanto possa essere complesso—e alla fine quanto semplice—questo può essere, diamo un’occhiata a un cliente recente, Liam (nome modificato per privacy).

Liam è uno sviluppatore di software sudafricano con una crescente base di clienti in Europa. Per servire i suoi clienti europei in modo efficace e presentare un’immagine aziendale professionale, aveva bisogno di una BV olandese. Tuttavia, Liam viveva ancora a Città del Capo e aveva un’agenda fitta. Non poteva permettersi di volare nei Paesi Bassi, soggiornare in un hotel per una settimana e visitare un notaio solo per firmare alcuni documenti.

Ha cercato di organizzarlo da solo inizialmente. Ha contattato diverse società di notai olandesi. Le risposte erano scoraggianti:

• “Devi essere presente fisicamente per l’identificazione.”
• “Abbiamo bisogno di tutti i documenti legalizzati e con apostille”
• “Il processo richiederà 8-10 settimane a causa dei controlli di conformità sui residenti non UE.”

Liam era bloccato. Aveva contratti in attesa di essere firmati dalla sua nuova entità europea, ma l’entità non esisteva ancora. La burocrazia minacciava di uccidere la sua espansione prima ancora che iniziasse.

È stato allora che ha trovato UnitCity.

Abbiamo spiegato a Liam che il modo tradizionale non è l’unico modo. La legge olandese moderna consente l’incorporazione digitale se gestita correttamente. Abbiamo preso in carico l’intero processo. Abbiamo coordinato con il nostro notaio di diritto civile partner specializzato in clienti internazionali ed espatriati. Liam si è identificato tramite un link video sicuro. Ha firmato i documenti digitalmente.

Entro 10 giorni lavorativi, la BV di Liam era un’entità legale registrata nei Paesi Bassi. Liam non ha dovuto lasciare il suo ufficio di casa a Città del Capo. Ha risparmiato migliaia di euro in costi di viaggio e settimane di tempo.

La Differenza UnitCity: Il Tuo Partner Aziendale, Non Solo un Servizio

La maggior parte delle agenzie ti consegnerà semplicemente l’atto di incorporazione e ti augura buona fortuna. Noi operiamo in modo diverso.

In UnitCity, non ci limitiamo ad aiutarti a registrare una società: preveniamo qualsiasi dilemma e ci assicuriamo che venga fatto bene fin dall’inizio.

Comprendiamo che, per un espatriato o un non residente, il sistema legale è una scatola nera. Il nostro obiettivo è renderlo trasparente.

1. Incorporazione Veramente Remota

In un mondo post-pandemia, l’attività non dovrebbe essere vincolata dalla geografia. Non hai bisogno di visitare alcun ufficio per incorporare una BV olandese: la registrazione tramite noi avviene completamente online, comprese tutte le procedure notarili.

Questo è un cambiamento fondamentale per nomadi digitali, investitori internazionali e professionisti impegnati. Che tu sia ad Amsterdam, New York o Bali, il processo rimane lo stesso.

2. Velocità ed Efficienza

Il tempo è denaro. Le vie tradizionali possono allungarsi per mesi a causa di controlli di conformità lenti e disponibilità del notaio. Avrai la tua attività operativa entro due settimane, senza tempi di attesa burocratici. Controlliamo in anticipo tutti i tuoi documenti prima che vadano dal notaio, garantendo un processo fluido “giusto al primo colpo”.

3. Nessuna Barriera Linguistica

Il linguaggio legale olandese è arcaico e difficile anche per i locali. Per i stranieri, è indecifrabile. Parliamo con te in inglese e usiamo termini semplici per spiegare eventuali procedure complicate. I documenti e i moduli di incorporazione sono forniti anche con traduzioni in inglese. Non firmerai mai un documento che non capisci completamente. Spieghiamo esattamente cosa significano “statuti”, “azioni” e “responsabilità” nel tuo contesto specifico.

4. Risoluzione Proattiva dei Problemi

Andiamo oltre qualsiasi avvocato olandese formale o supporto KVK: tutto ciò a cui non hai pensato o che non sapevi, lo affrontiamo e lo risolviamo immediatamente per te.

Ad esempio, sapevi che la tua BV ha bisogno di un indirizzo registrato? O che devi registrare gli “Ultimate Beneficial Owners” (UBO) in un registro separato? Non aspettiamo che tu chieda; ti guidiamo attraverso questi requisiti in modo proattivo.

5. Inclusività Globale

Molti istituti bancari e fornitori di servizi olandesi sono riluttanti a lavorare con nazionali non UE. Noi non lo siamo. Lavoriamo con tutti i nazionali, passaporti e residenti stranieri completamente online, senza differenziazione nel processo. Anche se sei un residente non olandese. La tua nazionalità non dovrebbe essere un ostacolo per il tuo imprenditorialità.

Safety First: Conformità e Amministrazione

L’entusiasmo per una nuova attività spesso sovrasta la noiosa realtà della conformità. Ma gli errori qui sono costosi. Un modulo fiscale compilato erroneamente o una scadenza mancata possono comportare multe immediate da parte della Belastingdienst (Agenzia delle Entrate).

Infine, ti aiutiamo anche a prevenire errori nel tuo lato amministrativo e durante la registrazione.

Ti assistiamo nell’impostare la struttura corretta fin dal primo giorno. Ti diamo consigli su:

• Il Ruling del 30%: Se ti assumi come espatriato, la tua BV può richiedere per te il ruling fiscale del 30%?
• IVA (BTW): Come ottenere un numero IVA dopo l’incorporazione per poter iniziare a fatturare.
• Bancario: Navigare nel paesaggio sempre più difficile dell’apertura di un conto bancario aziendale per una nuova BV con proprietari stranieri.

Pronto per il Lancio?

Non lasciare che la paura della burocrazia uccida la tua idea imprenditoriale. I Paesi Bassi stanno aspettando la tua innovazione, e gli ostacoli amministrativi sono più bassi di quanto pensi—se hai il partner giusto.

Smetti di preoccuparti per i moduli che non hai compilato e inizia a concentrarti sui clienti che vuoi firmare.

Prenota una consulenza con UnitCity e ti guideremo attraverso tutte le informazioni di cui non parla la KVK.

Iniziamo ufficialmente la tua attività olandese.