Începerea unei afaceri în Olanda: Cum să înregistrezi o BV olandeză de la distanță (fără dureri de cap)

Săritură antreprenorială: Vis vs. administrație

Olanda este recunoscută pe scară largă ca unul dintre cele mai bune locuri din Europa pentru a începe o afacere. Cu locația sa strategică, economie stabilă și tratate fiscale favorabile, este un refugiu pentru startup-uri și antreprenori internaționali. Ai idee, voință și potențial de piață. Ești pregătit să devii propriul tău șef în țara lalelelor și a hub-urilor tehnologice.

În sfârșit, ai găsit curajul să-ți începi afacerea, dar totul pare prea complicat?

Aceasta este momentul în care visul se ciocnește adesea de realitate. Te vezi prezentând investitorilor în Amsterdam sau expediind produse din Rotterdam, dar în schimb, te trezești cufundat într-o mare de acronime olandeze: KVK, BTW, UBO, DGA. Trecerea de la „a avea o idee” la „a avea o entitate legală” este rareori la fel de lină cum sugerează broșurile strălucitoare.

Iluzia „KVK”

Există o concepție greșită comună că intrarea în Camera de Comerț (Kamer van Koophandel sau KVK) este linia de sosire. În realitate, este doar pistolul de start.

Înregistrarea unei afaceri în Olanda pare un proces ușor până când trebuie să-l începi singur. Administrația, impozitele corporative, responsabilitățile legale, numărul de TVA – totul necesită atenție și înțelegere.

Mulți antreprenori cad în capcana subestimării sarcinilor post-înregistrare. Ei presupun că, odată ce au numărul KVK, pot pur și simplu să înceapă să vândă. Ei nu-și dau seama că o BV olandeză (Besloten Vennootschap – o societate cu răspundere limitată) vine cu obligații specifice pe care o întreprindere individuală (ZZP) nu le are.

De exemplu, știai că există cerința „salariului DGA”? Ca Director-Acționar Major, autoritățile fiscale olandeze se așteaptă să te plătești un salariu minim specific, care este impozitat diferit față de dividende. Știi cum să depui declarația de TVA trimestrială dacă ai clienți atât în interiorul, cât și în afara UE?

Când în sfârșit ești înregistrat, cei mai mulți ies gândindu-se: “Sunt totul pregătit, dar nu știu cum să… (facturez clienții, păstrez înregistrări, raportez la biroul de taxe).” Informațiile online nu îți permit să te concentrezi pe afaceri și nu pe întrebările administrative.

În loc să te concentrezi pe dezvoltarea produselor sau vânzări, îți petreci nopțile traductând formulare fiscale cu Google și îngrijorându-te în legătură cu amenzile de conformitate.

Studiu de caz: Foșa de parcurs a lui Liam

Pentru a înțelege cât de complex—și, în cele din urmă, cât de simplu—poate fi, să ne uităm la un client recent, Liam (nume schimbat pentru confidențialitate).

Liam este un dezvoltator software din Africa de Sud cu o bază de clienți în creștere în Europa. Pentru a-și servi eficient clienții europeni și a prezenta o imagine corporativă profesionistă, avea nevoie de o BV olandeză. Totuși, Liam trăia încă în Cape Town și avea un program încărcat. Nu își putea permite să zboare în Olanda, să stea într-un hotel timp de o săptămână și să viziteze un notar doar pentru a semna câteva documente.

A încercat inițial să aranjeze totul singur. A contactat mai multe firme de notari olandezi. Răspunsurile au fost descurajatoare:

• „Trebuie să fii prezent fizic pentru identificare.”
• „Avem nevoie ca toate documentele să fie legalizate și cu apostilă”
• „Procesul va dura 8-10 săptămâni din cauza verificărilor de conformitate la rezidenții non-UE.”

Liam a fost blocat. Avea contracte care așteptau semnătura entității sale europene, dar entitatea nu exista încă. Birocrația amenința să-i distrugă expansiunea înainte de a începe.

Asta a fost când a găsit UnitCity.

Am explicat lui Liam că modul tradițional nu este singurul mod. Legea olandeză modernă permite încorporarea digitală dacă este gestionată corect. Am preluat întregul proces. Am coordonat cu notarul civil partener al nostru, care se specializează în clienți internaționali și expați. Liam s-a identificat printr-un link video securizat. A semnat documentele digital.

În decurs de 10 zile lucrătoare, BV-ul lui Liam a fost o entitate legală înregistrată în Olanda. Liam nu a trebuit să părăsească biroul său de acasă din Cape Town. A economisit mii de euro în costuri de călătorie și săptămâni de timp.

Diferența UnitCity: Partenerul tău în afaceri, nu doar un serviciu

Cele mai multe agenții îți vor da doar actul de încorporare și îți vor dori noroc. Noi operăm diferit.

La UnitCity, nu doar te ajutăm să înregistrezi o companie—prevenim orice dilemă și ne asigurăm că este realizată corect de la început.

Înțelegem că pentru un expat sau un nerezident, sistemul legal este o cutie neagră. Scopul nostru este să-l facem transparent.

1. Încorporare cu adevărat de la distanță

Într-o lume post-pandemică, afacerea nu ar trebui să fie legată de geografie. Nu trebuie să vizitezi niciun birou pentru a încorpora o BV olandeză—înregistrarea prin noi se face complet online, inclusiv toate procedurile notariale.

Aceasta este o schimbare radicală pentru nomazii digitali, investitorii internaționali și profesioniștii ocupați. Indiferent dacă te afli în Amsterdam, New York sau Bali, procesul rămâne același.

2. Viteză și eficiență

Timpul este bani. Rutele tradiționale pot dura luni din cauza verificărilor lente de conformitate și disponibilității notarilor. Vei avea afacerea ta în funcțiune în două săptămâni, fără timp de așteptare birocratic. Verificăm toate documentele tale înainte de a merge la notar, asigurând un proces „corect din prima”.

3. Fără barieră lingvistică

Limba legală olandeză este arhaică și dificilă chiar și pentru locali. Pentru străini, este de nedescris. Discutăm cu tine în engleză și folosim termeni simpli pentru a explica orice proceduri complicate. Documentele și formularele de încorporare sunt, de asemenea, furnizate cu traduceri în engleză. Nu vei semna niciodată un document pe care nu îl înțelegi complet. Explicăm exact ce înseamnă „statute”, „acțiuni” și „răspunderi” în contextul tău specific.

4. Rezolvarea proactivă a problemelor

Noi mergem dincolo de orice avocat olandez formal sau sprijin al KVK – tot ce nu ai gândit sau nu știai, îți aducem în discuție și rezolvăm imediat.

De exemplu, știai că BV-ul tău are nevoie de o adresă înregistrată? Sau că trebuie să înregistrezi „Proprietarii Beneficiari Ultimativi” (UBO) într-un registru separat? Nu așteptăm să întrebi; te ghidăm proactiv prin aceste cerințe.

5. Inclusivitate globală

Mai multe bănci olandeze și furnizori de servicii sunt reticenți să colaboreze cu cetățeni non-UE. Noi nu suntem. Colaborăm cu toți cetățenii, pașapoartele și rezidenții străini complet online, fără diferentiere în proces. Chiar dacă ești un rezident non-olandez. Naționalitatea ta nu ar trebui să fie o barieră în calea antreprenoriatului tău.

Securitate pe primul loc: Conformitate și administrație

Entuziasmul unei noi afaceri este adesea umbrit de realitatea plictisitoare a conformității. Dar greșelile aici sunt costisitoare. Un formular fiscal completat greșit sau o dată limită ratată pot duce la amenzi imediate de la Belastingdienst (Autoritatea Fiscală).

În cele din urmă, te ajutăm să previi orice greșeli pe partea administrativă și în timpul înregistrării.

Te asistăm în configurarea structurii corecte din prima zi. Îți oferim sfaturi despre:

• Regula 30%: Dacă te angajezi pe tine ca expat, BV-ul tău poate solicita regula de impozitare de 30% pentru tine?
• TVA (BTW): Cum să obții un număr de TVA după încorporare pentru a putea începe facturarea.
• Banking: Navigând pe peisajul din ce în ce mai dificil al deschiderii unui cont bancar de afaceri pentru o nouă BV cu proprietari străini.

Pregătit pentru lansare?

Nu lăsa teama de hârtii să îți omoare ideea de afacere. Olanda te așteaptă cu inovația ta, iar obstacolele administrative sunt mai mici decât crezi—dacă ai partenerul potrivit.

Oprește-te din a te îngrijora de formularele pe care nu le-ai completat și concentrează-te pe clienții pe care vrei să îi semnezi.

Rezervă o consultație cu UnitCity și te ghidăm prin toate informațiile despre care KVK nu vorbește.

Să punem oficial afacerea ta olandeză pe picioare.