Démarrer une entreprise aux Pays-Bas : Comment enregistrer une BV néerlandaise à distance (sans douleur)

Le saut entrepreneurial : rêve contre administration

Les Pays-Bas sont largement reconnus comme l’un des meilleurs endroits en Europe pour démarrer une entreprise. Avec sa situation stratégique, son économie stable et ses traités fiscaux favorables, c’est un havre pour les startups et les entrepreneurs internationaux. Vous avez l’idée, l’élan et le potentiel de marché. Vous êtes prêt à devenir votre propre patron dans le pays des tulipes et des centres technologiques.

Vous avez enfin trouvé le courage de démarrer votre entreprise, mais tout semble trop compliqué ?

C’est à ce moment que le rêve entre souvent en collision avec la réalité. Vous vous imaginez en train de pitcher à des investisseurs à Amsterdam ou d’expédier des produits depuis Rotterdam, mais à la place, vous vous retrouvez noyé dans un océan d’acronymes néerlandais : KVK, BTW, UBO, DGA. La transition de « avoir une idée » à « avoir une entité légale » n’est que rarement aussi fluide que le laissent entendre les brochures brillantes.

L’« illusion KVK »

Il existe une idée reçue selon laquelle entrer dans la Chambre de commerce (Kamer van Koophandel ou KVK) est la ligne d’arrivée. En réalité, c’est juste le coup de départ.

Enregistrer une entreprise aux Pays-Bas semble être un processus facile jusqu’à ce que vous deviez le commencer par vous-même. La bureaucratie, les impôts sur les sociétés, les responsabilités légales, le numéro de TVA – tout cela nécessite attention et compréhension.

Beaucoup d’entrepreneurs tombent dans le piège de sous-estimer la charge de travail post-enregistrement. Ils supposent qu’une fois qu’ils ont leur numéro KVK, ils peuvent simplement commencer à vendre. Ils ne réalisent pas qu’une BV néerlandaise (Besloten Vennootschap – une société à responsabilité limitée) entraîne des obligations spécifiques qu’une entreprise individuelle (ZZP) n’a pas.

Par exemple, êtes-vous au courant de l’exigence de « salaire DGA » ? En tant que Directeur-Actionnaire Majoritaire, les autorités fiscales néerlandaises s’attendent à ce que vous vous versiez un salaire minimum spécifique, qui est imposé différemment des dividendes. Savez-vous comment déclarer votre TVA trimestrielle si vous avez des clients tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’UE ?

Lorsque vous êtes enfin enregistré, la plupart sortent en pensant : “Je suis tout configuré, mais je ne sais pas comment… (facturer les clients, tenir des registres, rendre compte au fisc).” Les informations en ligne ne vous laissent pas vous concentrer sur les affaires et pas sur les questions administratives.

Au lieu de vous concentrer sur le développement de produits ou les ventes, vous passez vos nuits à traduire des formulaires fiscaux avec Google et à vous inquiéter des amendes de conformité.

Étude de cas : La feuille de route à distance de Liam

Pour comprendre à quel point cela peut être complexe—et en fin de compte, à quel point cela peut être simple—examinons un client récent, Liam (nom changé pour des raisons de confidentialité).

Liam est un développeur de logiciels sud-africain avec une clientèle croissante en Europe. Pour servir efficacement ses clients européens et présenter une image professionnelle, il avait besoin d’une BV néerlandaise. Cependant, Liam vivait toujours à Cape Town et avait un emploi du temps chargé. Il ne pouvait pas se permettre de voler aux Pays-Bas, de rester à l’hôtel une semaine et de visiter un notaire juste pour signer quelques papiers.

Il a d’abord essayé de s’en charger lui-même. Il a contacté plusieurs études notariales néerlandaises. Les réponses étaient décourageantes :

• « Vous devez être présent physiquement pour l’identification. »
• « Tous les documents doivent être légalisés et avec apostille »
• « Le processus prendra 8 à 10 semaines en raison des contrôles de conformité sur les résidents non-UE. »

Liam était bloqué. Il avait des contrats en attente d’être signés par sa nouvelle entité européenne, mais l’entité n’existait pas encore. La bureaucratie menaçait de tuer son expansion avant même qu’elle ne commence.

C’est alors qu’il a trouvé UnitCity.

Nous avons expliqué à Liam que la voie traditionnelle n’est pas la seule voie. Le droit néerlandais moderne permet l’incorporation numérique s’il est géré correctement. Nous avons pris en charge tout le processus. Nous avons coordonné avec notre notaire en droit civil partenaire qui se spécialise dans les clients internationaux et les expatriés. Liam s’est identifié via un lien vidéo sécurisé. Il a signé les documents numériquement.

En 10 jours ouvrables, la B.V. de Liam était une entité légale enregistrée aux Pays-Bas. Liam n’a pas eu à quitter son bureau à domicile à Cape Town. Il a économisé des milliers d’euros en frais de voyage et des semaines de temps.

La différence UnitCity : votre partenaire commercial, pas juste un service

La plupart des agences vous remettront simplement l’acte de constitution et vous souhaiteront bonne chance. Nous opérons différemment.

Chez UnitCity, nous ne nous contentons pas de vous aider à enregistrer une entreprise — nous prévenons les dilemmes et veillons à ce que tout soit fait correctement dès le départ.

Nous comprenons qu’un expatrié ou un non-résident fait face à un système juridique qui est une boîte noire. Notre objectif est de le rendre transparent.

1. Incorporation véritablement à distance

Dans un monde post-pandémique, les affaires ne devraient pas être liées à la géographie. Vous n’avez pas besoin de visiter un bureau pour constituer une BV néerlandaise — l’enregistrement par notre intermédiaire se fait entièrement en ligne, y compris toutes les procédures notariales.

C’est un changement de jeu pour les nomades numériques, les investisseurs internationaux et les professionnels occupés. Que vous soyez à Amsterdam, New York ou Bali, le processus reste le même.

2. Rapidité et efficacité

Le temps, c’est de l’argent. Les voies traditionnelles peuvent s’étendre sur des mois en raison de contrôles de conformité lents et de la disponibilité des notaires. Vous aurez votre entreprise opérationnelle dans les deux semaines, sans temps d’attente bureaucratique. Nous vérifions tous vos documents avant qu’ils ne soient envoyés au notaire, garantissant un processus fluide « première fois juste ».

3. Pas de barrière linguistique

Le langage légal néerlandais est archaïque et difficile même pour les locaux. Pour les étrangers, c’est indéchiffrable. Nous communiquons avec vous en anglais et utilisons des termes simples pour expliquer toutes les procédures compliquées. Les documents et formulaires d’incorporation sont également fournis avec des traductions en anglais. Vous ne signerez jamais un document que vous ne comprenez pas entièrement. Nous expliquons exactement ce que signifient « statuts », « actions » et « responsabilités » dans votre contexte spécifique.

4. Résolution proactive des problèmes

Nous allons au-delà du soutien formel d’un avocat néerlandais ou d’une aide KVK — tout ce que vous n’avez pas pensé ou que vous ne saviez pas, nous l’évoquons et le résolvons pour vous immédiatement.

Par exemple, saviez-vous que votre BV a besoin d’une adresse enregistrée ? Ou que vous devez enregistrer les « Propriétaires Effectifs Ultimes » (UBOs) dans un registre séparé ? Nous n’attendons pas que vous posiez la question ; nous vous guidons à travers ces exigences de manière proactive.

5. Inclusion mondiale

De nombreuses banques et prestataires de services néerlandais sont hésitants à travailler avec des ressortissants non-UE. Nous ne le sommes pas. Nous travaillons avec tous les ressortissants, passeports et résidents étrangers complètement en ligne, sans différenciation dans le processus. Même si vous n’êtes pas résident néerlandais. Votre nationalité ne doit pas être un obstacle à votre esprit d’entreprise.

Sécurité avant tout : conformité et administration

L’excitation d’une nouvelle entreprise éclipse souvent la réalité ennuyeuse de la conformité. Mais les erreurs peuvent être coûteuses. Un formulaire fiscal mal rempli ou une date limite manquée peuvent entraîner des amendes immédiates de la part du Belastingdienst (Autorité fiscale).

Enfin, nous vous aidons également à éviter toute erreur de votre côté administratif et lors de l’enregistrement.

Nous vous aidons à mettre en place la bonne structure dès le premier jour. Nous conseillons sur :

• Le régime de 30 % : Si vous vous engagez comme expatrié, votre BV peut-elle demander le régime fiscal de 30 % pour vous ?
• TVA (BTW) : Comment obtenir un numéro de TVA après l’incorporation pour que vous puissiez commencer à facturer.
• Banque : Naviguer dans le paysage de plus en plus difficile de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel pour une nouvelle BV avec des propriétaires étrangers.

Prêt à lancer ?

Ne laissez pas la peur de la paperasse étouffer votre idée d’entreprise. Les Pays-Bas attendent votre innovation, et les obstacles administratifs sont plus faibles que vous ne le pensez — si vous avez le bon partenaire.

Arrêtez de vous inquiéter des formulaires que vous n’avez pas remplis et concentrez-vous sur les clients que vous voulez signer.

Réservez une consultation avec UnitCity et nous vous guiderons à travers toutes les informations que la KVK ne mentionne pas.

Commençons à officialiser votre entreprise néerlandaise.